L'analisi funzionale è l'esplicitazione delle funzionalità del sistema, cioè il descrivere in modo sintetico ma esaustivo "cosa" il sistema deve fare.

E' importante, all'inizio di ogni lavoro, descrivere in maniera sintetica che cosa il sistema deve fare, da subito o eventualmente in prospettiva, Questo serve ad evitare che ci si dimentichi di funzionalità importanti che la soluzione finale deve avere.

Fortunatamente, potendo contare su un CMS modulare (sia nella versione standard che nella versione work flow), molte delle funzionalità sono già implementate per cui l'analisi funzionale viene a semplificarsi, potendo seguire le linee guida del CMS, cosi come poi sono ridotti anche i costi della vera e propria implementazione della soluzione, per i motivi che saranno chiariti nel paragrafo dedicato alla progettazione di massima.